Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lưu trữ Nghệ An.

https://luutrunghean.com.vn

Chúng ta số hóa văn bản, tài liệu để làm gì?

Một doanh nghiêp muốn tồn tại và phát triển tốt thì phải dựa trên các quy phạm pháp luật để tạo dựng nên một cơ sở nền móng vững chắc về nguồn lực trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Chúng ta số hóa văn bản, tài liệu để làm gì?



Trong khoảng 10 năm trở lại đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới phát triển chính phủ điện tử là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Đặc biệt vài năm gần đây, làn sóng cách mạng công nghiệp 4.0 đang biến đổi toàn thế giới và tác động mạnh mẽ tới từng ngóc ngách của cuộc sống. Những khái niệm mới như công dân số, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu.

Không nằm ngoài xu thế đó, việc xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam có những tác động không nhỏ đến lề lối, phương thức làm việc của các cơ quan, tổ chức. Thay vì ban hành văn bản, tài liệu giấy, các cơ quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử. Đặc biệt là sau khi Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ … cùng nhiểu văn bản dưới luật công nhận giá trị của văn bản, tài liệu điện tử và chữ ký số. Có thể nói rằng, văn bản, tài liệu điện tử ra đời như môt kết quả tất yếu của Chính phủ điện tử.

Với những ưu điểm vượt trội như: chuyển giao dễ dàng, nhanh chóng; tiết kiệm diện tích lưu trữ…, văn bản, tài liệu điện tử dần dần thay thế văn bản, tài liệu truyền thống. Tuy nhiên, theo quan điểm của nhiều nhà nghiên cứu, văn bản, tài liệu truyển thống không bao giờ bị thay thế hoàn toàn. Đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng văn bản, tài liệu điện tử cùng hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng thì những văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến nhân sự, tài chính đất đai hoặc chứa đựng bí mật nhà nước vẫn ở dạng giấy. Nhiều cơ quan, tổ chức vẫn sử dụng 100% văn bản, tài liệu giấy và sau đó số hóa chúng để cập nhật, quản lý bằng hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng. Đó là ở giai đoạn văn thư, còn ở giai đoạn lưu trữ, kết quả nhiều khảo sát cho thấy phần lớn tài liệu giao nộp vào lưu trữ  vẫn ở dạng giấy. Do đó, có thể khẳng định rằng văn bản, tài liệu giấy ở giai đoạn văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức vẫn chiếm đa số. Có những thời kì, “cơn bão giấy” tấn công không gian làm việc, việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thực hiện công việc.

Trước thực tế như vậy, các cơ quan, tổ chức phải làm gì? Một giải pháp được coi như “cứu tinh, giảm thiểu sự tấn công của “cơn bão giấy” là số hóa văn bản, tài liệu. Các cơ quan, tổ chức thấy rõ những lợi ích mà việc số hóa đem lại như:

- Tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, tài liệu;
- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tiềm kiếm thông tin một cách dễ dàng;
- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau
- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu;
- Bản sao dự phòng các rủi ro có thể xảy ra đối với bản giấy;
- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, sử dụng.

Do đó, việc số hóa văn bản, tài liệu ngày càng phát triển, nói cách khác là đang “nở rộ”. Rất nhiều kế hoạch, đề án, dự án đã được các cơ quan, tổ chức phê duyệt, cùng với đó một lượng kinh phí lớn được đầu tư để trang bị máy móc, thuê nhân công thực hiện số hóa. Nhưng có một vấn đề chúng ta cần xem xét thêm để việc số hóa đạt hiệu quả hơn, đó là “CHÚNG TA SỐ HÓA VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐỂ LÀM GÌ”. Số hóa văn bản, tài liệu để ứng dụng công nghệ thông tin; để phục vụ tốt hơn, nhanh hơn; để tiết kiệm kho tàng, không gian lưu trữ; để tiết kiệm giấy, mực … hay chỉ theo phong trào. Nếu cau hỏi này được trả lời một cách trách nhiệm và thấu đáo thì việc chúng ta số hóa tài liệu, số hóa như thế nào … không còn là vấn đề nữa. Chỉ khi nào chúng ta xác định được đúng mục đích số hóa thì mới lựa chọn tài liệu, công nghệ, phương thức thực hiện hiệu quả.

Theo quan điểm của tôi, việc số hóa toàn bộ văn bản, tài liệu giấy nhận được hoặc gửi đi cần được các cơ quan, tổ chức cân nhắc. Số hóa văn bản, tài liệu sẽ giúp khâu phân phối chuyển giao nhanh chóng hơn, không còn những rào cản về không gian, thời gian, khắc phục được hạn chế của văn bản, tài liệu giấy. Tuy nhiên, việc này sẽ phát sinh một số vấn đề như:

- Bản số hóa có giá trị như bản giấy không hay chủ mang tính thông tin;
- Tính xác thực của bản số óa so với bản giấy;
- Cách thức tiếp nhận, đăng ký cùng một văn bản, tài liệu có cả bản giấy và bản số hóa;
- Cách thức lập hồ sơ công việc vừa có bản giấy và bản điện tử;
- Quản lý bản số hóa …

Với các cơ quan lưu trữ, việc số hóa tài liệu càng cần thận trọng hơn. Qua trình hiểu kinh nghiệm của một số nước, tôi thấy rằng tài liệu lưu trữ được lựa chon số hóa là tài liệu có tính di sản, mang giá trị lịch sử; có tình trạng vật lý kém, dễ hỏng, rách, nát nếu sử dụng bản giấy hoặc có tần suất khai thác, sử dụng thường xuyên. Yêu cầi về chất lượng bản số hóa để phục vụ khai thác, sử dụng hoặc bảo quản dự phòng cũng khác nhau. Quy trình số hóa tài liệu, quản lý bản số hóa tương đối rõ ràng, chi tiết, Nếu các cơ quan lưu trữ của chúng ta chọn tài liệu lưu trữ với các tiêu chí như vậy thì phải xác định xem tài liệu nào có tính di sản, mang tính giá trị lịch sử. Có phải tất cả các tài liệu được xác định thời thời hạn quản vĩnh viễn đều cần số hóa không hay cần chọn lọc tiếp. Vấn đề này thực sự khó khăn, đòi hỏi kiến thức sâu rộng của người làm công tác lưu trữ. Viêc lựa chọn tài liệu số hóa vì tình trạng vật lý, tần xuất sử dụng đơn giản hơn.

Một vấn đề khác cần lưu ý khi số hóa văn bản, tài liệu là quy trình số hóa. Số hóa không đơn thuần là scan văn bản, tài liệu giấy thành bản mềm, rồi lưu trên máy tính cá nhân hoặc phương tiện ghi tin. Quy trình số hóa bao gồm nhiều khâu, nhiều bước như: lựa chọn văn bản, tài liệu, giao nhận văn bản, tài liệu, chuản bị thiết bị, scan, đặt tên bản số hóa … Việc scan văn bản, tài liệu chỉ là một bước trong quy trình tổng thể.Việc quan trọng sau khi số hóa tài liệu là quản lý, khai thác, sử dụng thế nào cho hiệu quả.

Việc bảo mật văn bản, tài liệu số hóa trong toàn bộ quy trình cũng cần được đặt ra. Theo các chuyên gia công nghệ thông tin, việc này gồm 4 cấp độ:
- Bảo vệ thiết bị: nhằm xác định đích danh người dùng, chẳng hạn như cài mật mã cho các máy tính cá nhân đe cá nhân để tránh người ngoài sử dụng
- Bảo vệ dữ liệu: việc mất mác dữ liệu khi đi từ máy tính đến máy in càn được bảo vệ. Đã có trường hợp, văn bản, tài liệu mật bị lộ khi được in tại máy in chung;
- Bảo vệ văn bảng, tài liệu: văn bản, tài liệu lưu trong ổ cứng có thể bị sao lưu và phát tán. Do vậy, các ổ cứng này cần được bảo vệ chặt chẽ. Ngoài ra, việc in ấn thông qua ổ cứng của máy in nên tài liệu đó vẫn trong ổ cứng và dễ bị mất cắp nếu máy in bị mất, đem đi sửa chữa hoặc bán;
- Theo dõi và quản lý bảo mật: cần có một hệ thống giám sát chặt chẽ từ con người đến máy móc, thiết bị để tránh tình trạng thất thoát thông tin ra bên ngoài.

Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức cần đề cao việc bảo mật thông tin khi số hóa, tránh tình trạng phát tán thông tin một cách vô tình hoặc cố ý của người thực hiện số hóa. Đặc biệt là hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức không tự số hóa tài liệu mà thuê các cơ quan, tổ chức khác thực hiện. Sự tin cậy của người thực hiện số hóa, cách thức số hóa, lưu trữ dữ liệu là yếu tố quan trọng trong quá trình bảo mật. Trong hoàn cảnh nào thì các cơ quan, tổ chức vẫn nên cử người giám sát quá trình.

Với một vài phân tích ở trên về lợi ích cũng như hạn chế của việc số hóa văn bản, tài liệu, hy vọng các cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện việc này một cách hiệu quả, tiết kiệm hơn.

Số hóa văn bản, tài liệu là nhu cầu tất yếu của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Để việc số hóa đạt hiệu quả, các cơ quan, tổ chức cần cân đối các yếu tố: nhu cầu, chi phí, bảo mật, công nghệ và con người./.
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây